Tämä on Tuki- ja liikuntaelinliitto Tule ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 25.5.2018.

Rekisterinpitäjä
Tuki- ja liikuntaelinliitto Tule ry
Y-tunnus: 1921327-6
Laivanvarustajankatu 3 Lh 2
00140 Helsinki
www.suomentule.fi  www.tulessa.fi
toimisto @ suomentule.fi

Tuki- ja liikuntaelinliitto Tule ry on sitoutunut noudattamaan kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Liitto pitää rekisteriä keräämistään yhteisö- ja henkilötiedoista. Toivomme teidän tutustuvan lausekkeeseen ja mikäli haluatte käyttää palveluitamme, hyväksytte tämän tietosuojaselosteen ehdot.

Palveluilla on myös omia palvelukohtaisia käyttöehtoja tai tietosuojaselosteita, jotka täydentävät Tule ry:n yhteistä tietosuojaselostetta. Jos palvelukohtaisia lisäyksiä on, palvelukohtaisesta tietosuojaselosteesta löytyy lisätietoa kunkin palvelun tietosuojakäytännöistä.

Tietosuojalausekkeen sisältö
1. Henkilötiedot ja niiden kerääminen, käyttö ja käsittelyperusteet
2. Evästeet ja muut käytetyt tekniikat verkkopalveluissa ja sovelluksissa
3. Tietojen luovutukset ja siirrot
4. Tietoturva
5. Oikeuksien käyttäminen
6. Rekisterinpitäjän ja valvontaviranomaisen yhteystiedot
7. Lausekkeen päivitykset

1. Henkilötiedot ja niiden kerääminen, käyttö ja käsittelyperusteet

  • Henkilötietoa kerätään ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Tietoja kerätessä pakollisia tietoja ovat vain ne jotka ovat palveluiden käytön edellytys, osan tiedoista käyttäjä voi antaa niin halutessaan. Tuki- ja liikuntaelinliitto Tule ry:n tarjoamien verkkopalveluiden käyttö on mahdollista vain rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi.Henkilötietoja voidaan kerätä seuraavista lähteistä:
  • Asiakkaalta puhelimitse, postitse, internetin kautta, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muulla vastaavalla tavalla asiakassuhteen aikana saadut tiedot.
  •  Asiakkaalta muussa yhteydessä saadut tiedot: ilmoittautuminen koulutuksiin/seminaareihin, jäsenjärjestöjen lähettämät tiedot yhteistyömarkkinointiin mm. yleisöluennot ja tapahtumat, materiaalien tilaukset, hallituksen ja jäsenjärjestöjen yhteydenpitoa varten kerätyt ja muut muussa yhteydessä saadut tiedot.
  • Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla saadut tiedot.
  • Muista vastaavista yksityisistä tai julkisista lähteistä saadut tiedot tai niiden avulla päivitetyt tiedot.
  • Käytettävät palveluja tuottavat yritykset, kuten tiedotejakelupalveluntuottajat.
Kerätyt henkilötiedot ja niiden käyttötarkoitus

Tuki- ja liikuntaelinliitto Tule ry:n keräämiä henkilötietoja voivat olla:

  • Yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköposti- ym. yhteystiedot, henkilötunnus, muu tunnistetieto)
  • Verkkopalvelun tapahtumatiedot (esim. käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus tai verkkotapahtuma).
  • Asiakassuhdetta koskevat tiedot ja tapahtumat, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot, kontakti- ja tarjoustiedot.
  • Titteli, ammatti, työnantajan nimi ja yhteystiedot.
  • Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot.
  • Verkkopalvelun käyttöön ja kehittämiseen liittyvät tiedot (IP-osoite, tiedot selaimesta, käyttöjärjestelmä, kirjautumisajankohta, sijainti)
  • Verkkosivustoille jätetyt kommentit ja palautteet
  • Markkinointilupatiedot
  • Mahdolliset muut luvat ja suostumukset
  • Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

Kerättyjä henkilötietoja käytetään asiakassuhteen ylläpitoon, hoitamiseen ja tiedottamiseen, tunnistautumiseen verkkopalveluissa, palvelun toteuttamiseen, asiakastapahtumien tallentamiseen, asiakaspalveluun ja toiminnan kehittämiseen, markkinointiin, analysointiin ja tilastointiin, tutkimustoimintaan sekä muihin vastaaviin tarkoituksiin.
Kerättyjen tietojen pohjalta pyritään helpottamaan asiointia, nopeuttamaan palveluita, parantamaan palveluiden käytettävyyttä ja tarjoamaan asiakkaita kiinnostavia sisältöjä eri kanavissa.

Palveluiden käytöstä voidaan myös johtaa tietoja esimerkiksi analytiikan avulla. Tietoja käytetään tilastointiin ja analysointiin, palveluiden ja toiminnan kehittämiseen sekä sisältöjen, mainonnan ja markkinointiviestien räätälöintiin.

Käsittelyperusteet

Tuki- ja liikuntaelinliitto Tule ry käsittelee henkilötietoja perustuen seuraaviin laillisiin käsittelyperusteisiin:

  • Sopimukseen, joka tarkoittaa käyttäjän tilaaman tuotteen tai palvelun tuottamista sekä toimitusta. Sopimus syntyy esimerkiksi seminaariin ilmoittautuessa tai tilatessa uutiskirjeen.
  • Suostumukseen eli evästeiden, kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä kerättyyn henkilötietoon. Myös osa markkinoinnista voi perustua suostumukseen.
  • Oikeutettuun etuun, jolloin asiakassuhteeseen perustuen voidaan hoitaa asiakaspalvelua, kehittää toimintaa sekä tehdä markkinointia. Esimerkiksi verkkopalveluita kehitetään käyttäjäystävällisemmiksi verkkoanalytiikan avulla.
  • Lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten kirjanpitolainsäädäntöön. Laki velvoittaa siis tiettyyn säilytysaikaan, jota ei voi ohittaa.
 Säilytysaika

Säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen mukaan eli säilytämme tietoja niin kauan kun se on tarpeen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Tietoja käsitellään asiakassuhteen ajan tai viimeisimmästä digitaalisen tilin kirjautumisesta (oikeutettuun etuun perustuen), jotta asiakkaalle voidaan tarjota markkinointia, vastata reklamaatioihin ja kehittää palveluita. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään niin kauan, kun asiakkaan suostumus on voimassa ja tiedot ovat muuten ajantasaiset. Asetettaessa markkinointikielto, säilytetään tiedot kielloista ja yhteystiedoista, jotta kiellon noudattaminen voidaan varmistaa. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan, esimerkiksi pyytää tietojensa poistamista, alla tarkemmin kuvatuin tavoin.

Lakisääteisten velvollisuuksien takia joitain tietoja tulee säilyttää kauemmin kuin 48 kuukauden ajan. Lähtökohtaisesti esimerkiksi kirjanpitoon liittyviä tietoja on säilytettävä 7 vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

2. Evästeet ja muut käytetyt tekniikat verkkopalveluissa ja sovelluksissa

Tuki- ja liikuntaelinliitto Tule ry ja valitut yhteistyökumppanit keräävät käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Tällä tavalla voidaan kerätä tietoja siitä, miten ja milloin verkkopalveluja käytetään, ja näin voidaan palveluja kehittää edelleen käyttäjäystävällisemmiksi.

Eväste on tiedosto, joka tallennetaan käyttäjän selaimeen. Evästeiden käyttöön perustuvat tekniikat muun muassa mahdollistavat sen, että käyttäjän ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnuksia ja salasanoja joka kerta uudelleen. Evästetiedosto sisältää nimettömän tunnistetiedon, jota käytetään palveluissa ja sovelluksissa selainten yksilöintiin ja palvelujen käytön seurantaan. Sovelluksissa käytössä on evästettä vastaava laitekohtainen mobiilitunniste.

Evästeet voivat säilyä käyttäjän koneella siihen saakka, kunnes ne poistetaan. Käytössä on myös istuntokohtaisia evästeitä, jotka vanhentuvat käyttäjän vierailun (eli istunnon) päätyttyä.

Evästeet voidaan jakaa käyttötarkoituksensa perusteella eri tyyppeihin:

  • Toiminnallisten evästeiden avulla mahdollistetaan kävijän kirjautuminen ja varmistetaan verkkoliikenteen ajantasainen seuranta. Näillä pakollisilla evästeillä varmistetaan sivuston toiminta suunnitellulla tavalla sekä pyritään tunnistamaan ja korjaamaan mahdolliset virhetilanteet niiden kautta kerättyjen tietojen perusteella. Näiden evästeiden avulla myös varmistetaan, että käyttäjä pääsee lukemaan tilauksensa mukaisia sisältöjä sivustolla.
  • Analytiikan ja tuotekehityksen evästeiden avulla kehitetään verkkopalvelujen käyttäjäkokemusta ja pyritään parantamaan eri toimintoja sujuvammiksi. Niitä voidaan käyttää esimerkiksi eri sivustojen kävijämäärien, nopeuden, käyttötiheyden sekä uusien ja palaavien kävijöiden suhteen seurantaan.
  • Sosiaalisen median evästeet. Sivustoilla voidaan käyttää niin sanottuja yhteisöliitännäisiä, joiden avulla käyttäjä voi esimerkiksi jakaa valitsemaansa sisältöä sosiaalisen median palveluihin. Facebook, Twitter, Google, Instagram, WhatsApp ja muut vastaavat palveluntarjoajat voivat kerätä tietoa omien, kulloinkin voimassaolevien käyttöehtojensa mukaisesti.
Käyttäjän vaikutusmahdollisuudet

Kävijällä on mahdollisuus tutustua evästeasetuksiin, kun he saapuvat sivustolle ensimmäisen kerran. Tutustuttuaan sivuston asettamiin evästeisiin kävijät voivat hyväksyä evästeasetukset. Sovelluksen käyttäjälle kerrotaan vastaavista käyttöehdoista kirjautumisen yhteydessä.

Evästeitä koskevat asetukset ovat aina selainkohtaisia. Evästeasetukset on tästä syystä hyväksyttävä ja muokattava jokaisessa käytetyssä selaimessa. Käyttäjä voi kokonaan estää evästeiden ja mobiilitunnisteiden käytön kieltämällä haluamansa evästeet selaimen asetuksista ja nollaamalla mobiilitunnisteen päätelaitteen asetuksista, mutta tämä voi estää sivustoa ja sovellusta toimimasta suunnitellulla tavalla.

3. Tietojen luovutukset ja siirrot

Lähtökohtaisesti yksilöiviä henkilötietoja ei luovuteta Tuki- ja liikuntaelinliitto Tule ry:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa seuraavissa tapauksissa:

  • Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen.
  • Voimme luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten vuoksi käyttäjän henkilötietoja voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuen.

Tietojen käsittelyssä käytämme alihankkijoita, joiden kanssa on solmittu kirjallinen tietojenkäsittelysopimus. Näin varmistetaan, että alihankkija käsittelee henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön ja tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle, henkilötietojen riittävästä suojasta huolehditaan. Keinona on muun muassa Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet. Siirto voi myös perustua käyttäjän antamaan suostumukseen.

4. Tietoturva

Tuki- ja liikuntaelinliitto Tule ry järjestää palvelunsa tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla ja tehokkaasti ja pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn tietojärjestelmiinsä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.

Henkilötietoja käsittelevät vain ne Tuki- ja liikuntaelinliitto Tule ry:n tai ulkoisten alihankkijoiden toimihenkilöt, joilla työnsä puolesta on käyttöoikeus, tarvittavat käyttäjätunnukset ja salasanat henkilötietojen käsittelyyn. Työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjistä muodostuu käyttäjäloki.

Liitossa on järjestetty asianmukaiset tietoturvaratkaisut sekä kulunvalvonta. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa ja ne tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

Käyttäjä vastaa omien tietojärjestelmiensä tietoturvan asianmukaisesta hoitamisesta.

5 Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröidyllä on useita vaikutusmahdollisuuksia tietojenkäsittelyyn liittyen:
Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto mitä tietoja hänestä käsitellään. Tarkastaminen tapahtuu osittain verkkopalvelussa, josta voi tarkastella verkkopalveluun liittyviä asiakastietoja ja osaa tilaustietoja. Mikäli rekisteröity haluaa laajempia tietoja, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista.

Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. kirjanpitolainsäädäntöön perustuva). Tietojen poistaminen tapahtuu aina rekisterinpitäjän kautta, koska pyynnöt käsitellään yksitellen. Tämä tapahtuu lähettämällä joko sähköpostitse pyyntö tietojen poistamiseen tai postittamalla se rekisterinpitäjälle tai saapumalla paikan päälle.

Oikeus rajoittaa ja vastustaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli käsittely perustuu yllä kuvatuin tavoin oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustamista koskeva pyyntö on osoitettava rekisterinpitäjälle.

Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa edellyttäen, että kyse on tiedoista, jotka rekisteröity on antanut Tuki- ja liikuntaelinliitto Tule ry:lle, ja että tietoja käsitellään automaattisesti sopimuksen tai suostumuksen perusteella. Tämä tapahtuu joko sähköpostitse taikka postitse tehdyllä pyynnöllä tai saapumalla paikan päälle.

Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle taikka painamalla sähköisen suoramarkkinointiviestin lopussa olevaa linkkiä.

Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

6. Lausekkeen päivitykset

Lauseketta päivitetään tarvittaessa. Suurista muutoksista asiakkaita tiedotetaan sähköpostilla ja verkkopalveluissa.

7. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kysymyksissä tai ongelmatilanteissa ota yhteyttä rekisterinpitäjään. Vastaamme viimeistään yhden arkipäivän kuluessa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin. Voit lähettää meille tietojen tarkistuspyynnön tai rekisteristä poistamispyynnön.  Tarkistamme henkilöllisyyden ennen tietojen luovuttamista tai poistamista.